Executive
Assistance

&

Projekt-management

– Schwerpunkt Immobilien –

zwei

Zwischen Strategie und Tagesgeschäft bleiben viele wichtige Themen liegen: Terminkoordination, Abstimmung mit Dienstleistern, Projektsteuerung, Protokolle, Nachverfolgung von Entscheidungen. Als Executive Assistant und Projektmanagerin übernehme ich diese Schnittstellenaufgaben – besonders im Umfeld von Immobilienprojekten, Sanierungen und Innenausbau. 

Optimal für

  • Geschäftsführungen, Inhaber:innen und Familienunternehmen 

  • Immobilienhaltende Gesellschaften, Family Offices und Eigentümergemeinschaften 

  • Projektverantwortliche für Sanierungen, Umbauten und Innenausbau-Projekte 

  • Organisationen, die keine Vollzeitstelle schaffen möchten, aber professionelle Unterstützung brauchen 

Ich übernehme 

Executive Assistance – Assistenz der Geschäfts-
führung 

  • Strukturierung von Terminen, Aufgaben und Prioritäten 

  • Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Meetings (inkl. Agenda, Unterlagen, Protokolle, To-do-Tracking) 

  • Korresponpondenz mit Geschäftspartnern, Mandant:innen, Dienstleistern und Lieferanten 

  • Pflege und Koordination von Kontakten und Netzwerken 

  • Organisation von Geschäftsreisen, Vor-Ort-Terminen und kleineren Veranstaltungen  

Projekt-
management
–
Fokus
Immobilien 

  • Steuerung von Sanierungs- und Innenausbauprojekten für Wohn- und Gewerbeimmobilien 

  • Koordination von Property- und Facility-Management, Architekt:innen, Fachplanern und Handwerksbetrieben 

  • Angebotseinholung, Vergleich, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen 

  • Termin- und Kostenplanung im Rahmen der vorgegebenen Budgets 

  • Protokollführung bei Ortsterminen, Nachhalten von Vereinbarungen und Aufgaben 

  • Begleitung bei Themen wie Mängelmanagement, Außenanlagen, Beschilderung, Kleinmaßnahmen im Bestand 

Administration &
Backoffice 

  • Vorbereitung der Buchhaltung (Belege sammeln, strukturieren, digitalisieren) 

  • Mit Bankvollmachten ausgestattet kümmere ich mich im Hintergrund um Ihre Konten: Rechnungen werden rechtzeitig bezahlt, Zahlungseingänge regelmäßig geprüft und Unklarheiten frühzeitig geklärt – so behalten Sie den Überblick, ohne sich um Details kümmern zu müssen. 

  • Reisekosten- und Spesenabwicklung 

  • Aufbau und Pflege digitaler Ablagestrukturen für Projekte, Immobilien und Gesellschaften 

Wie ich arbeite

  • Ich spreche die Sprache von Eigentümer:innen, Verwalter:innen, Dienstleister:innen und Verwaltung. 

  • Mir geht es um Umsetzung im Alltag – Entscheidungen vorbereiten, To-dos nachhalten, Prozesse vereinfachen. 

  • Von der laufenden Entlastung der Geschäftsführung bis zur Begleitung eines klar abgegrenzten Projekts. 

Wenn Sie sich wünschen, dass jemand „den Laden zusammenhält“, ohne selbst im Mittelpunkt stehen zu wollen, bin ich gerne Ihre externe Executive Assistant & Projektmanagerin. 

Schreiben Sie mir

Family Office & Personal Assistance 

Non-Profit & Philanthropie